Изменения по командировкам с начала следующего года: как оформлять служебную поездку

В командировку можно отправить лишь штатного сотрудника – сотрудника, с которым подписали трудовой договор (даже совместителя). Об этом сказано в статье 166 Трудового кодекса России. Если с человеком есть гражданско-правовой договор, сотрудник штатным сотрудником не является. Следовательно, в командировку его отправить нельзя.

На командировку руководителю требуется отдать приказ. Служебное задание и командировочное удостоверение оформлять сейчас не обязательно (смотреть постановление Правительства России от 29.12. 2014 года № 1595). Указанные документы были отменены с 8 января 2015 года. Но если есть желание, их применять можно.

Командированному сотруднику должны оплатить проезд, проживание и выплатить суточные

Со следующего года суточные освободят от страховых взносов в пределах лимита. Лимит такого же размера, как и по НДФЛ. Указанную норму пропишут в пункте 2 статьи 422 Налогового кодекса России (смотреть Федеральный закон от 0307. 2016 года № 243).

Суточные требуется нормировать. Под налог не попадают суточные в размере, который не больше:

2500 рублей – за каждый день пребывания в заграничной командировке;

700 рублей – за дни командировки на территории России.

В налоговом учёте суточные не нормируют. Их вносят в затраты в сумме, определённой компанией. Суточные не требуется подтверждать первичкой — чеками, квитанциями. Хватит авансового отчёта и приказа о командировке (смотреть письмо Министерства финансов Российской Федерации от 11.12. 2015 года № 03-03-06/2/72711). Суточные в зарубежной валюте пересчитывают в рублёвом эквиваленте по курсу Центрального России на дату, когда утверждают авансовый отчёт (подпункт 5 пункта 7 ст. 272 Налогового кодекса России).

Суточные за 1-дневную командировку по территории России есть возможность учитывать при расчёте налога на прибыль (подпункт 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса России). Для этого в локальном нормативном акте необходимо закрепить обязанность компании возмещать работникам эти затраты (письмо Минфина от 21.05.2013 года № 03-03-06/1/18005). Суточные за 1-дневную заграничную командировку не нужно облагать страховыми взносами в пределах 50% от лимита (пункт 20 Положения о командировках, утверждённого постановлением Правительства России от 13.10. 2008 года № 749).

За время командировки работнику перечисляют не заработную плату, а средний заработок. Он вычисляется в соответствии с Положением, утверждённым постановлением Правительства России от 24.12. 2007 года № 922. Средний заработок надо начислять за всё время командировки с учётом проезда и задержек в дороге. Если сотрудник по распоряжению руководителя уезжает в командировку в выходной день, то, когда он вернётся из поездки, имеет право взять выходной. В противном случае за эти дни полагается увеличенная оплата (письмо Министерства труда РФ № 14-2-337).

По договорённости с работодателем командированному работнику можно оплатить дополнительные затраты, связанные со служебной поездкой, скажем, пользование ВИП-залом, допуслуги в гостинице.

Входной НДС с дополнительных сборов и сервисных услуг не подлежит вычету, пишет Министерство финансов России в своём письме от 06.10. 2016 года № 03-07-11/58108.