Все новости и статьи

Аутсорсинг как оптимизация затрат

Во время кризиса владельцам бизнеса нужны пути оптимизации затрат, методы увеличения эффективности имеющихся бизнес-процессов, поэтому тут впору подумать, какой именно функционал организации можно передавать на аутсорсинг и можно ли за счёт этого понизить собственные издержки. Однако целесообразно ли передавать именно бухгалтерию на аутсорсинг?

Вне всяких сомнений, аутсорсинг хорош для организаций, работающих "по-белому". Квалифицированный аутсорсер, который дорожит собственной репутацией, никогда не возьмёт клиента с «серой» бухгалтерией в работу. По этой причине при наличии подобных схем надо будет либо передавать свой учёт сомнительным поставщикам услуг (а это опасно), либо делать учёт своими силами.

Следующее. Сначала необходимо установить, какие конкретно параметры эффективности приоритетны в определённой ситуации, иными словами, что за цели необходимо решить при передаче на аутсорсинг.

Первая задача - понижение рисков. Это самая значимая группа целей. Риски вполне могут привести к очень большим финансовым проблемам (штрафные санкции, пени или приостановка работы компании в принудительном порядке). Это может быть обусловлено абсолютно разными причинами, включая случайные ошибки работников, их невысокую компетенцию, сбои в технике; для зарубежных организаций это вполне может быть незнание нюансов российского учёта. Плохо то, что упущенные ошибки могут постепенно скапливаться годами и в результате внезапно вылиться в серьёзные потери.

К примеру, одна из организаций "прикинула" цену аутсорсинга, подумала, что ей это не по карману и выбрала «приходящего» бухгалтера. Спустя пару лет организация снова пришла к аудиторам с просьбой восстановить учёт за эти пару лет и подписать договор на ведение последующего учёта. Надо ли говорить, что совокупные расходы в результате оказались больше, чем при переведении на аутсорсинг с самого начала?

Также существуют риски, которые обусловлены защитой конфиденциальных сведений, хотя в конце концов они тоже провоцируют потери финансов. Скажем, передача клиентской базы представителям конкурирующей компании.

Вторая задача - понижение расходов. Это очень актуально в кризисное время. Это и понижение постоянных расходов (общие ежемесячные затраты для обслуживания участка), и перевод постоянных расходов в переменные, скажем, когда применяется почасовая модель аутсорсинга.

Третья цель - увеличение гибкости бизнес-модели. Иными словами, очень лёгкая масштабируемость, которая бывает полезна при стремительном росте, или напротив – при уменьшении бизнеса. Как и прошлая цель, это очень пригодится в кризис, ведь чем легче идёт адаптация к изменяющимся условиям, тем стабильней организация.

Установив перечень актуальных целей, можно переходить к простому пошаговому алгоритму, который даст возможность подобрать наилучший для организации вариант. Скромные компании, в том числе стартапы, пропускают первый пункт и приступают сразу ко второму. Большим и средним компаниям нужно сделать на один «шаг» больше ввиду того, что у них обычно участок организован труднее и требует более тщательного анализа.

Алгоритм выглядит так:

Первый шаг. Выполнить оценку векторов и возможностей по оптимизации бухгалтерской работы своими силами или при помощи квалифицированного специалиста. Если хорошо изучить работу какого-то участка бухучёта, то можно найти внушительные резервы для улучшения. Стандартная ситуация – "недозагруз" одних сотрудников и "перегруз" других. Необходимо выявить и ликвидировать все «узкие места», то есть сформировать соответствующие бизнес-процессы по максимуму прозрачно, экономно и автоматизированно. Требуется учесть, что оптимизация нередко затрагивает не только непосредственно бухотдел, но также иные сегменты.

Второй шаг. Осознать плюсы, ограничения, минусы и риски ведения учёта своими силами. Надо указать, что для компании в штатной службе позитивные моменты, а что - отрицательные. Проще говоря – бухгалтер всегда на связи, он понимает всё сразу и ему, если потребуется, можно дать не связанные с бухучётом мелкие задания. Однако трудно определить действительную квалификацию бухгалтера, не будет ли в дальнейшем неурядиц с проверками, иногда бывает непросто сменить бухгалтера и др.

Третий шаг. Осознать плюсы, ограничения, минусы и риски финаутсорсинга. Тут всё так же, как в прошлом пункте. Если вкратце, то аутсорсинг сосредотачивается на каком-то одном виде деятельности, он на время обращения уже будет являться высокотехнологичным и весьма эффективным, поэтому можно добиться наилучшего соотношения цена и качество. Но полного контроля переданных функций нет, и в идеале компания должна быть безоговорочно уверена в своём партнёре. По данному вопросу есть большое количество статей, по которым можно просто сформировать тот перечень, который будет применим непосредственно к бизнесу компании. Ещё легче позвать специалиста, который рассмотрит ситуацию и пояснит все особенности.

Четвёртый шаг. Сопоставить два варианта. Необходимо взять все прописанные в двух вышеуказанных пунктах плюсы и минусы и сравнить.

Пятый шаг. Установить цели переведения на аутсорсинг. Тут надо учитывать написанные в начале актуальные цели и сравнения, которое получили в четвёртом пункте. На данном этапе надо формализовать то, что хочется получать от бухотдела не в целом, а именно благодаря возможности его переведения на аутсорсинг. В общем задачи перехода на аутсорсинг можно свести к использованию плюсов модели ведения учёта при помощи финаутсорсинга и максимально вероятной ликвидации всех негативных моментов.

Шестой шаг. Выбрать исполнителя услуг, который будет оптимально решать выбранные задачи. Критерии подбора лучшего аутсорсинг-исполнителя могут значительно отличаться, скажем, одним требуются готовые варианты, а кто-то выберет исключительные решения. Также могут понадобиться услуги специалистов с иностранными языками в активе. Всё равно требуется надёжный партнёр, с опытом внедрения таких же аутсорсинг-проектов. Хорошую квалификацию подтверждают спецсертификатами качества менеджмента, а также сопровождают системой внутреннего контроля - такой, которой безусловно передашь свою бухгалтерию.

Седьмой шаг. Установить, как наладить контроль качества и минимизировать риски. В случае передачи учёта аутсорсинг-исполнителю методы контролирования прописаны. В идеале будет предложено составить соглашение об уровне услуг (SLA), в нём все элементы контроля качества будут хорошо измеримы и зафиксированы как набор показателей.

Риски ошибочных действий при проведении учёта аутсорсинг-исполнителем, как правило, страхуют. Скажем, ответственность компании Интеркомп застраховали в объёме до 180-ти миллионов рублей. Нужно только решить, подходит ли компании эти готовые решения. При проведении учёта своими силами данные задачи придётся разрешать самим.

Восьмой шаг. Высчитать цену содержания оптимизированных штатных бухгалтеров. Потребуется учесть все затраты, включая зарплату, соцгарантии, налоговую нагрузку, расходы на набор и обучение сотрудников и др. Если будет нужна таблица, при помощи которой можно легко посчитать все затраты, которые несёт организация по содержанию собственной бухгалтерии, напишите на электронный адрес:  Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Девятый шаг. Высчитать цену услуг финансового аутсорсинга. Это лучше сделать при участии исполнителя услуг, чтобы потом не выяснилось, что самостоятельный расчёт не учёл каких-то моментов и оказался неверным. Надо помнить, что, как правило, в цену услуг включают НДС (помимо тех случаев, когда исполнитель услуг работает на «упрощёнке») и вместо налоговой нагрузки можно получать совершенно законную налоговую выгоду в виде вычета уплаченной суммы налога на добавленную стоимость. Аутсорсинг будет предпочтительней и при одинаковых общих суммах расходов.

Десятый шаг. Выработать решение. Здесь компания самы должна сделать выбор. Возможно, полезно передать на аутсорсинг определённую долю процессов. Не все плюсы с минусами бухаутсорсинга можно включить в одну таблицу, большая их часть зависима от особенностей конкретного бизнеса. По этой причине лучше не использовать готовые варианты, а оценивать индивидуальную ситуацию.

Приведём пример, когда аутсорсинг бухгалтерии необходим:

Западная компания вышла на рынок России и открыла небольшой филиал. Запланирована частичная загрузка для бухгалтера, но указаны повышенные требования к квалификационной составляющей:

знание РСБУ;

хорошее знание МСФО;

английский в активе.

Отыскать такого сотрудника - нелёгкая задача, он попросит большую зарплату и на частичную занятость может не согласиться. Подобного уровня специалисты не интересуются работой в скромных представительствах. К тому же иностранные менеджеры не сумеют сами определить уровень знаний РСБУ. По этой причине выбор в данном кейсе является однозначным – аутсорсинг.

Для кого аутсорсинг бухгалтерии является лучше:

Речь идёт об иностранных и российских организациях средних размеров, у которых нехватка людей для организации своего центра обслуживания в регионе с пониженными зарплатами. Вся бухгалтерия подобных компаний ведёт работу в субъектах с большими издержками, скажем, Москва и Санкт-Петербург. В данном случае более выгодно будет прийти к аутсорсеру, у которого имеются свои расчётные центры в российских субъектах с более скромными зарплатами.

Пример, для каких организаций необходимость полного аутсорсинга можно установить лишь по результатам расчётов стоимости:

Средние и большие компании России, где все процессы уже были построены эффективно и, возможно, даже имеются собственные центры обслуживания в российских регионах с небольшими зарплатами.

По итогам вышеуказанных десяти шагов и проведённого анализа можно принять взвешенное решение, что для компании лучше: начинать учёт своими силами, передать на аутсорсинг либо запустить центр.

В конце надо упомянуть пару замечаний.

Если сейчас аутсорсинг по определённым параметрам компании не годится, то очень скоро ситуация может поменяться. По этой причине, подобрав штатных бухгалетров, надо время от времени проводить оценку необходимости полного (либо частичного) перевода на обслуживание квалифицированным исполнителем бухуслуг.

Переведение на аутсорсинг не надо рассматривать лишь как способ сэкономить, это один из способов повышения эффективности действий бухгалтерии и понижения рисков. Очень важно, что метод является полностью налаженным, абсолютно прозрачным для заказчиков и конфиденциальным. По этой причине он очень распространён в государствах с устойчивой экономикой.

Новости

Оформляем срочный трудовой договор Когда предприя...
Предоставление имущественного вычета Для получени...
Оплата НДФЛ с отпускных в текущем году Для налога...
Учёт суточных на общей системе налогообложения: ню...
Подписание трудового договора о дистанционной рабо...
Ошибки в первичке: способы исправления При обнару...
Строительная доска объявлений на сайте fortstroi.com.ua
Как заработать на недвижимости, подробнее на сайте comintour.net
Придомовая территория, норматив здесь http://stroidom-shop.ru/pravila/pridomovaya-territoriya.html

Наши партнеры

partners very new

Дипломы и Сертификаты